突発的なタスクを「脱線モード」から「計画モード」に変える方法

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突発で飛び込んできたタスクの処理をどうするか。

「脱線モード」ではなく「計画モード」で対応しましょう。

せっかくの「計画モード」が崩れるとき

早起きした朝。

「計画モード」で朝時間にたてた計画は完ぺき。

出社して朝イチで取り組むタスクも決まっている。

間違ってもメールチェックからスタートしてはいけない。

朝からメールチェックをしたが最後。

そこから流される1日が始まるのをもう何度も経験しているから。

朝一番で取り組むのは、その日の最重要のタスクに手をつけること。

これがポイント。

少し重たいタスクだけれど、意志のエネルギーがもっとも残っているは朝一番。

この重いタスクを終えたら、メールチェックをしよう。

いい感じでスタートできている。

もうすぐ10時か。

すると外線電話がかかってきた。

ほかのスタッフが席をはずしているので自分がとらなければならない。

席を外している担当あてだった。

伝言を残す。

今度は携帯に電話だ。

急ぎの発注があるとのこと。

ひと息つくと今度は内線。

他部署のスタッフと話していると込み入った相談。

話しながらメールボックスに目をうつすと「至急」と件名に入っているメールが飛び込んできた。

先ほどまでの「計画モード」で立ち上げたいい流れは消え去っている。

「また今日も計画が崩れた。。。急ぎの用件ばかりでどうすればいいんだろう。また終電まで残業かな」

思わずため息がもれる。

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「計画モード」の自分と「脱線モード」の自分

上記は、ある日の私の1日です。

この流れのポイントは「人は飛び込んできたものを大事だと思いこんでしまう」ということです。

ですから、邪魔が入らないスタート時はいいのです。

シングルモード・シングルタスクで取り組めます。

ただ、人々が動き出すとシングルタスクはとたんに難しくなります。

どれだけきっちりと計画を立てていても。

先ほどのように、

・電話（外線、内線、携帯電話）

・メール、LINE、Slack、ChatWork

・宅配便、郵便物

・ほかの人からの「ちょっといいかな」といった声かけ

といったものが、私たちの注意をそらします。

「計画モード」から「脱線モード」に入るときは、そのようなちょっとした瞬間なのです。

「計画モード」の自分と「脱線モード」の自分。

これは別人みたいに異なるモードです。

「計画モード」の自分は意志があります。

一方で「脱線モード」の自分はまわりに流されている感じなのです。

ですから、「脱線モード」の時間はできるだけ少なくしておきたいわけです。

そうしないと「なんとなくいろいろとタスクをこなしたけれど、何も積み上げられなかった」という1日になってしまいます。

もちろん、相手からの要求に応えていくことが仕事。

そういう意味合いはたしかにあります。

でも、相手からの要求に反射的に応えていく「脱線モード」だけでは優れた成果は出せません。

「脱線モード」が谷を埋めるような仕事だとすれば、「計画モード」は山をつくっていくようなイメージです。

これが「土を掘っていく」という意味では同じような行動ですが、成果として積み上げるものはまったく異なりますよね。

では、どうすれば「脱線モード」に流されないようにできるのでしょうか。

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反応と行動の間に「余白」をつくる

ポイントは、反応と行動の間に「余白」をつくることです。

相手からの問いかけに「はい」か「いいえ」ですぐに答えられるものならその場でリアクションしてもいいでしょう。

そうでないなら、いったん自分のタスクリストにメモする。

そう、メモする。

ただそれだけです。

相手からのオーダーにすぐに手をつけずに、ひと呼吸おくわけです。

メモしたら忘れてしまうくらいでもいいと考えています。

その代わりに、もともと「計画モード」でとりかかっていたタスクが終わったら、あらためて優先順位を見直せばOKです。

私の場合は、紙に書き出したタスクリストの中で、1度に優先順位をつけるのを基本的に3つにしています。

最大でも6つまでです。

それらのタスクが終わったら、あらためて「脱線モード」で飛び込んできたタスクに取り組む優先順位を考えていけばいいのです。

当然、すぐにとりかかれないタスクやすぐに結論が出ないタスクもあるはずです。

でも、そこで考え込んでしまうと「脱線モード」のまま。

そのようなときこそ、メモ。

そうして「はやく計画モードに戻ろうよ」と自分に伝えてあげましょう。

ひと呼吸を置くことで、同じタスクでも「脱線モード」ではなく「計画モード」で取り組むことができます。

もちろん、「計画モード」で取り組んだほうが集中できるのです。

1日の仕事は、できるだけ「脱線モード」ではなく「計画モード」で取り組む時間を増やしましょう。

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■編集後記

昨日は、朝6時の「習慣化オンラインサロン」朝活ファシリテーションからスタート。

夜は「習慣化オンラインサロン」チームの定期ミーティングに参加。

ディレクターのSさんが手がけたGoogleスプレッドシートの活用レベルの高さに舌を巻いてしまいました。(^^)

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