あなたは、ご自身のスケジュールやタスクをどのように管理しているでしょうか。
覚えておかなければいけないことや外せない予定の管理には、ぜひテクノロジーを活用するようにしてみましょう。
Googleカレンダーのリマインダーメール機能
多くの人が活用しているGoogleカレンダー。
私もスケジュールはGoogleカレンダーで管理していますし、毎日チェックしています。
以前は紙の手帳を使っていたのですが、会社の定例会議が1年のうちに2度変わったとき、手書きの面倒さから思い切ってデジタルに切り替えました。
当時は会社員としての予定しかなかったのでアナログのスケジュール管理でも大丈夫だったのです。
でも、もしも今のように複業家として活動していたとしたら、自分の活動や他の人との約束などで変更が多いので、とても紙の手帳では管理が間に合わなかったと感じています。
そのGoogleカレンダーで重宝している機能が「リマインダー機能」です。
これは、予定の時間の前に設定しておくと、自動でメールが届いて予定を思い出させてくれる機能です。
私は基本の設定を、予定している行動の1時間前に設定しています。
そうしておくと、たとえば会社のデスクでメールの対応に集中しているときに、Googleカレンダーから「○○社のAさんとミーティング」という感じで、メールが届きます。
すると、1時間前にミーティングに向けて資料や話す内容について準備することができます。
簡単に準備を終えれば、またメール対応に戻って集中することができるのですね。
もし、リマインダーメールがきていなかったら、時間になるまでメール処理に追われている最中に突然来客がきた感じがして、あわててしまうでしょう（実際に、過去に何度もあったので・・・）。
また、家族の誕生日祝いやクリスマスプレゼントを買うタイミングもGoogleカレンダーに入れています。
もしかすると一般的には誕生日やイベントは、当日のカレンダーに入力するだけかもしれません。
私も以前はそうしていました。
しかし、それだけだとクリスマスプレゼントやイベントの準備が間に合いません。
以前、息子が欲しいといっていたおもちゃをクリスマス当日に買いに行ったら、みごとに売り切れていることがあったからです（笑）。
ですから、クリスマスプレゼントはGoogleカレンダーの1ヶ月前に、「子どもにクリスマスプレゼントを確認する」という予定を入れていました。
妻の誕生日や結婚記念日なども同じようにして、お店の予約などを忘れないようにしています。
■【発売中】目標設定セミナー（音声教材）
■【発売中】「早起き習慣化セミナー」動画・音声教材
■「習慣化オンラインサロン」新規メンバー募集中！
～月額5,500円（税込）で最高の「続ける」環境が手に入る～
「習慣化オンラインサロン」のご案内
■【発売中】『何でも「続く人」と「続かない人」の習慣』
目の前のタスクに集中するために「忘れる」
リマインダーメールを活用するようになったのは、先にもふれたように私が自分のスケジュールや予定を忘れやすいからです。
実際、紙の手帳を使っている時代は大変でした。
朝時間に手帳をチェックをするものの、30分もするとスケジュールが頭から抜け落ちています。
すると「あれ？Aさんとのアポは14時だったかな？それとも15時だったような・・・」と、同じスケジュールを確認するために何度も手帳を見ていました。
この時間、とても無駄です。
でも、それくらい私は記憶するのが苦手なのです。(^_^;)
英単語のように何度も目にすることで暗記する場合はそれでもいいかもしれませんが、予定を暗記してもあまり意味はないでしょう。
ですから、予定を思い出す時間や「スケジュールを記憶する」というタスク自体を減らす、もしくは無くすほうがいいのです。
そのようなときに、Googleカレンダーのリマインダー機能を知り、すぐに活用することにしました。
リマインダーメールがメールに届くので、覚えておかなければいけないタスクや予定が激減しました。
「次の外出は何時だったかな」と不安になって、作業の手をとめて手帳を見なくても大丈夫になったからです。
こうして「積極的に忘れる」ことができるようになったときは、ある種の快感を覚えたものです。
覚えておかないといけないことはすべてGoogleカレンダーに入力しているので、「いま記憶しておかなければいけない予定」がほとんどなくなります。
すると、私の脳内ハードディスクの容量に余裕が出ます。
ですから、安心して目の前のタスクに集中できるのです。
ただでさえ小さい私の脳内ハードディスク、できるだけ空けておきたいものです。
目の前のタスクに集中できるれば、結果的に仕事もスピードアップできますし、質も高まります。
これができずに予定や時間を気にしてばかりいると、非効率なのです。
たとえば学生時代、試験中にやたら時間を確認している人がいました。
その人は時間が気になってしまい、肝心の試験そのものに集中できていません。
一方で優秀な人は、試験中に何度も時間をチェックして時間を無駄にすることはないはずです。
仕事中に何度もスケジュールや時間を気にしてしまう人は、これと同じような非効率なことをしている可能性があるのです。
■スポンサーリンク
記憶はテクノロジーに任せて人間しかできない仕事に注力
Googleカレンダーのように、現代はWebサービスやアプリがとても便利になっています。
ですから、私たち人間がすべてを覚えたり、思い出したりする必要はなくなっていると言えるでしょう。
テクノロジーに記憶してもらって、必要なときに思いださせてもらえばOKなのです。
その分、自分たちがうまくいく仕組みを考えたり、未来の計画をたてるほうに時間を投入していきましょう。
ほかにも、
・ビジネスの商談では、その場でパソコンでタイピングしてしまい、そのまま議事録にする
・会議の議事録は会議中にリアルタイムで書き、会議が終わったらすぐにメールで共有できるようにする
・初対面で名刺交換をしたら、その場で「Eight」という名刺アプリに写真を撮って記録しておく
など、手書きではできない仕事はテクノロジーに記憶してもらえることはたくさんあります。
私自身、コーチングセッションでのどんなテーマ扱い、どのような内容を話したのかということは、リアルタイムでEvernoteに保存しています。
月間で20回や30回コーチングセッションをしていると、そのすべてを覚えておくのは私には難しいからです。
ですから、デジタルでログを残してておくことで、貴重な対話の時間をパッケージ化しておくわけです。
こうすれば、次のコーチングセッションがスタートする前に前回のログをサッと見返すことで、瞬時に記憶を呼び起こすことができるのですね。
さて、もしもあなたがWebサービスやアプリを活用する習慣がないとしたら、手帳を何度も見たり、予定を何度も確認する等で時間を失っている可能性があります。
そうなれば、目の前のタスクにも集中できていないかもしれません。
ですから、時間や集中力を無駄にしないためにも、Webサービスやアプリをとり入れる工夫をしていきましょう。
そうして、あなたの時間を確保して、集中力を高めるのです。
あなたの脳内のエネルギーを目の前のタスクに最大限に注ぐためにも、ほかのツールに頼れることは頼ってしまいましょう。
そうすることで、仕事のスピードと質は高まっていくはずです。
■【発売中】目標設定セミナー（音声教材）
■【発売中】「早起き習慣化セミナー」動画・音声教材
■「習慣化オンラインサロン」新規メンバー募集中！
～月額5,500円（税込）で最高の「続ける」環境が手に入る～
「習慣化オンラインサロン」のご案内
■【発売中】『何でも「続く人」と「続かない人」の習慣』
■スポンサーリンク
■編集後記
昨日は、前日に引き続き「書く仕事」に集中していました。
最初の締め切りを無事に終えて、ほっとひと息です。
それにしても、ほかのタスクとのバランスをとるのに必死です、、、
夜はアイスブレイクのセミナーに参加。
講師の方に使えるネタを教えていただきました。(^_^)
テーマは「複業（マルチキャリア）を成功させる方法」です。
あなたがひとりで複数のビジネスをおこない、ご自身の人生を充実させていくノウハウにご興味があれば、ぜひご登録をお願いいたします！
▼メルマガのご案内はこちらから
メルマガ「複業で自分を磨く習慣」のご案内
▼ご登録は下記よりお願いいたします！
■スポンサーリンク
コメントを投稿するにはログインしてください。